Rozliczenie podóży służbowej

Podróże służbowe

Podróż służbowa jest to wyjazd tematycznie związany z naszą pracą do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy, a odbywa się najczęściej na polecenie przełożonego. Wydawałoby się, że w dobie Internetu, komunikatorów i telefonów umożliwiający video - konferencje delegacje straciły na popularności. Jednak i w dzisiejszych czasach nie wszystko można załatwić zdalnie, często konieczne są spotkania twarzą w twarz. Poza tym podróże służbowe to nie tylko spotkania z partnerami biznesowymi, negocjacje umów, to także wyjazdy na szkolenia i konferencje, które odbywają się na całym świecie.
Delegacje dotyczą większości jeśli nie wszystkich osób pracujących. Dla jednych to podróż tylko do sąsiedniego miasta w ramach instalacji u klienta, dla pracowników korporacji to często długie kilku tygodniowe albo miesięczne wyjazdy związane z projektami lub wdrożeniami.

Już z tych kilku początkowych zdań wynika, że w zależności od miejsca pracy co innego będziemy rozumieć pod tym pojęciem. Oczywiste jest to, że z podróżą tego typu wiąże się praca i większość czasu jaki spędzimy w nowym miejscu będzie poświęcona na szeroko rozumiane czynności związane z pracą. Nie znaczy to jednak, że muszą one być nieprzyjemne.
Jedną z ciekawych odmian podróży związanych z pracą są wszelkiego rodzaju targi, konferencje, sympozja czy szkolenia. Zazwyczaj dzielą się one na dwie części oficjalną bezpośrednio związana ze zdobywaniem nowych kontaktów, wiedzy lub dzieleniem się wiedzą jeśli jesteśmy prelegentami na konferencji lub szkoleniu. Druga część nieoficjalna często również zorganizowana to wieczorne imprezy, które bywa, że trwają do białego rana i są dużo ważniejsze w zdobywaniu klientów niż cześć oficjalna. To tam można roztoczyć urok osobisty, osaczyć nowego klienta i zdobyć kontrakt, który pozwoli zamknąć kwartał z pomyślnym rezultatem.

Innym aspektem są podróże w ramach projektów. Szczególnie ważne są w nich umiejętności interpersonalne, dlatego że często w krótkim czasie musimy zdobyć zaufanie nowych współpracowników, zintegrować zespół do realizacji zaplanowanego zadania i go przeprowadzić. W tym przypadku również praca w pewien sposób nie kończy się po wyjściu z niej a przenosi się często do poleconego baru, w którym to bliżej można nawiązać ciekawe kontakty.

Oczywiście nie zawsze można lub ma się siłę, aby balować po pracy. Dlatego ważne jest, aby planując wyjazd pomyśleć o tym co zrobić z ta odrobiną wolnego czasu jaki pozostanie po pracy.

Warto sprawdzić co można zwiedzić lub zobaczyć w godzinach wieczornych. Jeśli jesteśmy miłośnikami wyrafinowanej sztuki np. opery to z dużym wyprzedzeniem warto zamówić bilety, dlatego że zazwyczaj na miejscu okazuje się, że biletów na nasz wymarzony spektakl nie ma już od trzech miesięcy. Można przygotować zestaw książek, które czekają w kolejce do przeczytania, wówczas zaczynamy doceniać czytniki książek, dlatego że na takim urządzeniu jesteśmy wstanie zmieścić całą naszą biblioteczkę a waży ono mniej niż jedna książka i nie musimy się ograniczać przy pakowaniu.

Nieodzownym elementem podróży biznesowej są laptopy i inne gadżety elektroniczne. Warto zawczasu zadbać o ich bezpieczeństwo. Należy pamiętać, że laptop nie tylko trzeba chronić przed wstrząsami, ale także przed gwałtowną zmianą temperatury, dlatego doskonale sprawdzają się torby z ochroną termiczną. Dzięki temu zimą wracając z południa Europy nie zaskoczy nas awaria laptopa związana ze skokiem temperatury.

Rozliczenie podróży służbowej

Rozliczanie czasu podróży

Podróż służbowa rozpoczyna się od chwili opuszczenia stałego miejsca pracy w celu wykonania zadania powierzonego przez pracodawcę, a kończy się w chwili powrotu na miejsce pracy lub miejsce zamieszkania po zakończeniu zadania. Istotne jest to, że czas przejazdu od-do nie zalicza się do czasu pracy, chyba, że przypada w godzinach pracy pracownika. Należy pamiętać, że pracodawca musi zapewnić w delegacji minimum 11 godzinny odpoczynek dobowy.

Diety służbowe

Na czas wyjazdów służbowych pracownikom przysługują diety, na każdą dobę wyjazdu. Stawka ta zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej od 1 marca 2013 roku wynosi 30 zł za dobę delegacji krajowej. Natomiast diety na wyjazdy zagraniczne są różne w zależności od kraju, do którego się udaje pracownik, należy to szczegółowo sprawdzić w rozporządzeniu ministra, bo poszczególne kraje różnią się również limitami na zakwaterowanie. Oprócz diety pracownikom przysługuje zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów, a także innych niezbędnych wydatków, które zostały odpowiednio udokumentowane, np. rachunkami, fakturami VAT. Podróże służbowe mogą się odbywać również samochodami czy motorami, które nie są własnością pracodawcy, ale musi on wyrazić na to zgodę na wniosek pracownika.
Pracownicy mają obowiązek rozliczyć podróż zarówno krajową jak i zagraniczną w ciągu 14 dni od jej zakończenia.

Rozliczanie diet

Jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin wówczas nie przysługuje dieta
  • za czas od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety
  • za czas ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości;
Jeżeli podróż trwa dłużej niż 24 h, za każdą następną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą do 8 godzin przysługuje 50% diety, a za ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Przy rozliczaniu diet warto wspomóc się dostępnymi w Internecie kalkulatorami. Szczególnie przydają się przy podróżach zagranicznych, gdzie trzeba brać pod uwagę wiele zmiennych czynników w zależności od kraju docelowego.
Kalkulator podróży krajowych: http://msp.money.pl/kalkulatory_i_wskazniki/kalkulatory/diety-krajowe/
Kalkulator podróży zagranicznych: http://www.money.pl/podatki/kalkulatory/diety/

Rozliczanie podróży służbowej

Dokumentem podstawowym, dzięki któremu można rozliczyć podróż służbową dokument dwustronny: organizacja – delegowany (np. RKP). Do niego należy dołączyć dokumenty potwierdzające wysokość poniesionych wydatków, np. bilety PKP, PKS, lotnicze, miejskie, faktury/rachunki za noclegi, opłaty konferencyjne, faktury za benzynę, koszt taksówek itp.
W przypadku zwrotu kosztów noclegów to można to rozliczyć na podstawie faktur wystawionych przez hotel lub ryczałtu jeśli w firmie przyjęto taki sposób rozliczeń.

Dieta służbowa

Diety służbowe według kodeksu pracy przysługują pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy różne zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy. Za wszelkie tego typu zadania osobie będącej w podróży należy się zwrot kosztów związanych z wyjazdem.

Ile wynosi wysokość diety przysługującej za wyjazd służbowy?

Jeżeli pracownik zatrudniony jest w przedsiębiorstwie państwowym lub samorządowej jednostce sfery budżetowej to wysokość należności określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pracownikowi wykonującymi zadania poza miejscem pracy przysługują diety pracownicze oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów i noclegów oraz wszelkich ewentualnych uzasadnionych wydatków. Dieta obecnie przeznaczana na pokrycie kosztów wyżywienia wynosi 30 złotych na dobę. Należność oblicza się w stosunku do trwania wyjazdu.

Metoda naliczania diety według Rozporządzenia Ministra

W przypadku w którym podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi mniej niż osiem godzin dieta niestety nie przysługuje. Jeżeli czas od wyjazdu do powrotu zamyka się w 12 godzinach to pracownikowi przysługuje połowa diety. Za pracę ponad 12 godzin należy się pełna wysokość diety. Jeżeli podróż trwa powyżej doby to do 8 godzin przysługuje połowa wysokości diety a ponad osiem godzin pełna jej wartość.

Podsumowując - Kodeks Pracy ściśle określa wysokość diety i sposób jej naliczania w zależności od czasy trwania podróży służbowej. Pracownik wykonujący zadania poza miejscem pracy może liczyć na zwrot kosztów za przejazd. Nie zawsze jednak otrzyma dietę, którą nie przyznaje się w przypadku wyjazdu trwającego mniej niż osiem godzin.

Podróż służbowa własnym autem

Pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o zgodę na przejazd służbowy krajowy lub zagraniczny własnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem.
Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach. I tak stawka za kilometr wynosi:

  • dla samochodu osobowego:
    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
  • dla motocykla - 0,2302 zł,
  • dla motoroweru - 0,1382 zł.

Podróż samochodem

Podróż samochodem

Przygotowania zaczynamy jak do każdej podróży od planu. Zazwyczaj pracodawca załatwia za pracownika wszystkie formalności, ale może zdarzyć się i tak, że będziemy zdani tylko na siebie i własne umiejętności i kreatywność.
Podstawa to rezerwacja hoteli, przygotowanie środka transportu - w tym przypadku samochodu, zaplanowanie trasy przejazdu, a także poruszania się na miejscu.

Jeśli wybieramy się własnym samochodem to na naszej głowie jest przygotowanie go do wyjazdu.
Musimy zacząć od sprawdzenia stanu technicznego auta czyli sprawdzamy stan akumulatora, układ hamulcowy, poziom oleju, płyny w silniku, stan ogumienia, ustawienia świateł, a także ważność ubezpieczenia. Następnie planujemy trasę, jeśli jest ona nam znana nie będzie z tym większego problemu, bo będziemy wiedzieli gdzie się zatrzymać, gdzie możemy odpocząć i coś zjeść i nie wylądować potem na ostrym dyżurze.

Jeśli jednak wybieramy się drogą dotychczas nam nieznaną to warto zaplanować przejazd z zapasem czasowym, tak aby nie spóźnić się na umówione spotkania. Nie zaszkodzi też posługiwanie się nawigacją w czasie drogi, ale i tu trzeba też kierować się zdrowym rozsądkiem, żeby przypadkiem nie wylądować w ślepej uliczce.

Gdy już mamy plan podróży, przygotowany samochód to spakujmy się z głową. W zależności od ilości dni, które spędzimy w delegacji, ilość spotkań, na których będziemy musieli się pojawić musimy zapakować odpowiednią ilość odzieży i butów. Samochód pozwala na zabranie większej ilość ubrań czy przedmiotów nam niezbędnych poza domem. Dla każdego ten niezbędnik to inny zestaw i musimy dobrze się zastanowić, czy koniecznie musimy zabierać ze sobą żelazko i suszarkę, czy może jednak skorzystamy z usług hotelowych. Pamiętajmy też o apteczce, szczególnie jeśli zażywamy jakieś lekarstwa regularnie, warto też przed dłuższym wyjazdem służbowym wybrać się do lekarza na badania kontrolne lub po recepty na niezbędne nam lekarstwa, bo może się okazać, że w miejscowości docelowej możemy nie mieć na takie wizyty czas pomimo ich konieczności.

I na koniec rzecz najważniejsza, aby po powrocie móc rozliczyć poniesione przez nas koszty niezbędne są do tego bilety, np. komunikacji miejskiej jeśli nią się poruszaliśmy, faktury za benzynę, za hotel, wszelkie dokumenty poświadczające poniesione przez nasz koszty.

Podróż pociągiem lub autobusem

Podróż autobusem

Podróż pociągiem lub autobusem wymaga jeszcze dokładniejszego planowania niż wyjazd samochodem. Przede wszystkim trzeba sprawdzić połączenia, miejsca przesiadek i czas podróży, bo w zależności od tego jakie linie kolejowe wybierzemy podróż na trasie Wrocław - Gdańsk może nam zająć 7 lub 12 godzin. Następny krok to rezerwacja i zakup biletów, rezerwacja hotelu i oczywiście zaplanowanie pobytu na miejscu. Jeśli wybieramy się do jakiejś miejscowości po raz pierwszy nie zaszkodzi zaopatrzyć się w plan miasta, zaplanować trasy, którymi będziemy się poruszać i zastanowić się z jakich środków transportu będziemy korzystać na miejscu.
Jeśli to będzie komunikacja miejska to musimy przygotować sobie trasy przejazdu, sprawdzić numery autobusów lub tramwajów, sprawdzić rozkłady jazdy tak aby z odpowiedni zapasem czasowym docierać na wyznaczone miejsce spotkania lub konferencji. Jeśli zupełnie nie znamy miasta, w którym nam przyjdzie poruszać się, a do tego orientacja w terenie nie jest naszą najmocniejszą stroną chyba warto rozważyć korzystanie z taksówek, co wbrew pozorom może okazać się tańsze biorąc pod uwagę oszczędność czasu a i czasami nerwów.
Podróż pociągiem Zanim wybierzemy się w delegację pociągiem musimy też odpowiednio się spakować, bo jeśli chcemy się przemieszczać szybko i sprawnie najlepiej spakować się w jedną torbę lub wygodniejszą walizkę na kółkach.
I tak gdy wybieramy się na trzy dni zabieramy ze sobą w przypadku mężczyzny garnitur - najlepiej ciemny, dwie pary spodni, trzy koszule do garnitury, plus trzy koszule na wieczór, jeden lub dwa krawaty, dwie pary butów, dwa paski, bieliznę i skarpetki na każdy dzień. Do tego kosmetyki i przybory do golenia i obowiązkowo podstawową apteczkę.
Natomiast dla kobiety również podobny zestaw tyle, że zamiast spodni spódnice, na wieczór sukienki, dwie pary butów do zestawu na dzień i buty do zestawu wieczornego, dodatki w postaci apaszek, biżuterię.

Podróż samolotem

Podróż samolotem

Coraz popularniejsze stają się podróże służbowe również samolotem i to zarówno na trasach krajowych i jak i zagranicą. Taka podróż to owszem wyższe koszty, ale przede wszystkim bardzo duża oszczędność czasu. Jeśli już wcześniej podróżowaliśmy samolotami to połowa stresu mniej, ale jeśli to nasza pierwsza podróż musimy poświęcić nieco więcej czasu i energii na jej przygotowanie. Przed wyjazdem na lotnisko musimy pamiętać o dokumentach czyli aktualny paszport jeśli wybieramy się do kraju, który nie jest członkiem Unii Europejskiej a jeśli jest to dowód osobisty.
Możliwość rezerwacji internetowej biletów, kupowania ich z dużym wyprzedzeniem a często też po okazyjnych cenach jak również obecność tanich linii lotniczych przyczyniła się do popularyzacji tego środka transportu wśród biznesmenów - np. w Aero.pl: bilety lotnicze z Warszawy. W dzisiejszych czasach podróże służbowe to nadal chleb powszedni dla wielu firm a dzięki internetowi coraz bardziej dostępny i już nie tak czasochłonny. Obecnie wszystkie loty (poza lotami czarterowymi) obsługiwane są przy pomocy biletów elektronicznych. Otrzymujemy jedynie potwierdzenie rezerwacji wraz z planem lotu, które może wydrukować i zabrać ze sobą na lotnisko. W trakcie odprawy pokazujemy dowód osobisty lub paszport i otrzymamy wówczas kartę pokładową.
Wyjazd służbowy podczas, którego przemieszczamy się samolotem wymaga starannego zaplanowania począwszy od samej drogi na lotnisko, przez podróż samolotem po plan pobytu po czas delegacji.
Musimy się zastanowić w jaki sposób dotrzeć na lotnisko, własnym samochodem a następnie zostawić go na parkingu długoterminowym koło lotniska, a może warto skorzystać z taksówki lub komunikacji miejskiej. Przed samą podróżą warto się dobrze wyspać, zjeść lekki posiłek, ubrać wygodne ubranie i co istotne w przypadku długiego lotu nie zapominajmy o gimnastyce w czasie jego trwania i już po wylądowaniu. Takie przygotowanie ułatwia regenerację sił organizmowi i możemy wypoczęci uczestniczyć w spotkaniach lub konferencjach zaplanowanych na czas tego wyjazdu.
Kolejną istotną rzeczą jest odpowiednie spakowanie się, najlepiej w bagaż podręczny. Dlaczego tylko bagaż podręczny? Bo z takim najłatwiej się przemieszczać samodzielnie, nie potrzebujemy pomocy bagażowego, nie tracimy czasu na odprawę bagażową a potem na obiór po wylądowaniu. Musimy tylko pamiętać, że każda linia lotnicza ma praktycznie inne wymiary bagażu podręcznego i to warto zawsze sprawdzić przed wyjazdem. Trochę uwagi warto też poświęcić samej walizce, powinna być sztywna, z licznymi kieszonkami wewnątrz i na kółkach, bo to znacznie ułatwia przemieszczanie się.
Spakowanie się w bagaż podręczny na kilkudniowy wyjazd służbowy wymaga starannego doboru ubioru, obuwia i kosmetyków. Musimy zaplanować uniwersalne zestawy na każdy dzień i jeśli tego wymaga sytuacja na wieczór. W walizce musi mieć garnitur czy kostium w przypadku kobiet, dodatkowe spodnie , koszula na każdy dzień i wieczór, w przypadku pań - spódnice i sukienki, stosowne obuwie, kosmetyki i lekarstwa. A przede wszystkim niezbędne na spotkaniach dokumenty, laptop, organizer, telefon komórkowy czyli narzędzia niezbędne nam do pracy.
Dokumenty potrzebne do spotkań warto ułożyć chronologicznie w całych kompletach przeznaczonych na dane spotkanie, to bardzo ułatwia pracę i usprawnia całość spraw do załatwienia.
W przypadku podróży zagranicznej warto też zapoznać się z sytuacją polityczną w danym państwie, poczytać o obyczajach i kulturze, pozwoli to nam uniknąć przykrych wpadek

Podróż promem

Podróż służbowa promem

Podróż promem może być ekscytująca i pełna wrażeń, jednak aby dobrze się do niej przygotować warto zapoznać się z kilkoma niezwykle ważnymi informacjami, które w znacznym stopniu ułatwią morskie wojaże i uczynią je mniej stresującymi. Przed planowaną wyprawą wiele osób zadaje sobie pytania: „W jaki sposób przygotować się do wyjazdu?, „Jak dotrzeć do portu?”, „Co ze sobą zabrać?” czy „Na jakie rzeczy powinno się zwrócić szczególną uwagę?”.


Przed podjęciem decyzji o wyjeździe należy przede wszystkim zastanowić się jaki kierunek jest dla nas najbardziej atrakcyjny. W Internecie można dokonać rezerwacji biletów on-line, jednak warto pamiętać, iż im wcześniej postanowi się wykupić miejsce, tym większe jest prawdopodobieństwo jego dostępności. Najlepiej zabookować je do 24 godzin przed datą wyprawy. Kupując bilet on-line, który posiada postać zapisu elektronicznego w komputerowym systemie rezerwacji oraz sprzedaży, dokonujemy zawarcia umowy przewozu. Numer biletu każdy pasażer zobowiązany jest podać w trakcie odprawy pasażerskiej na portowym terminalu.

Do portu można dotrzeć samochodem, pasażerowie niezmotoryzowani dojadą tam natomiast autobusem lub taksówką. Podczas odprawy turyści koniecznie muszą posiadać przy sobie dowód osobisty lub paszport. Osoby planujące wybrać się na prom samochodem powinny również okazać swoje prawo jazdy, kartę rejestracyjną oraz polisę ubezpieczeniową. Odprawa dla osób nieposiadających auta kończy się 15 minut przed wypłynięciem statku, zaś podróżni zabierający na prom pojazd mechaniczny powinni pojawić się w porcie 30 minut przed odejściem statku. Na pokład można wjechać samochodem z instalacją gazową, jednak zabronione jest transportowanie paliwa w kanistrach.

Właściciele zwierząt domowych mogą podróżować ze swoimi pupilami, lecz odbywa się to za dodatkową opłatą. Zobligowani są ponadto do zajęcia wyznaczonej na promie kabiny i przez cały okres rejsu odpowiadają za jej stan. Jeśli na statku nie znajduje się tego typu pomieszczenie, wyprawa ze zwierzęciem nie jest dozwolona. Turyści muszą także zapoznać się z przepisami weterynaryjnymi państwa, do którego odbywa się podróż. Osoby pragnące dokonać zmiany rezerwacji mogą to uczynić do 24 h przed rozpoczęciem wojażu.

Podczas rejsu zabronione jest przebywanie w aucie. Każdy pasażer ma prawo do zabrania ze sobą bagażu ważącego do 50 kg. Należy również pamiętać, iż zgodnie z prawem turyści w pełni za niego odpowiadają.

Wybór hotelu podczas podróży służbowej

Kilkudniowy wyjazd w interesach jest wyczerpujący nawet dla najbardziej doświadczonego przedsiębiorcy. Dlatego, aby zminimalizować zmęczenie związane z pracą w delegacji, warto zwrócić szczególną uwagę na miejsce, w którym będziemy nocować. Jakie udogodnienia powinien posiadać idealny hotel na podróż służbową?

Cechy dobrego hotelu dla klientów biznesowych

Jednym z najważniejszych warunków, jakie musi spełniać hotel, w którym mamy zamiar zatrzymać się podczas delegacji jest dobra lokalizacja. Upewnijmy się, że obiekt znajduje się w dogodnym dla nas położeniu - blisko miejsc, w których będziemy odbywać biznesowe spotkania. Zwróćmy też uwagę, czy recepcja działa całodobowo zwłaszcza, jeśli planujemy przyjazd o niestandardowej porze, dzięki czemu unikniemy niepotrzebnego stresu.

Podczas selekcji upewnijmy się, że obiekt posiada własną restaurację i opcję dostosowania czasu podawanych dań – elastyczność w tej kwestii to duży plus. Kolejny istotny punkt to pralnia chemiczna – warto, aby znajdowała się w wybranym przez nas hotelu, zwłaszcza jeśli zagościmy w nim dłużej niż dobę. Atutem będzie też darmowy, strzeżony parking oraz bezpłatne WiFi. Dobrze, jeśli hotel posiada atrakcje, takie jak własna siłownia, basen, strefa wellness - miejsca pozwalające na odpoczynek po całym dniu pracy.

comments powered by Disqus